A melhor maneira de organizar a caixa de entrada do Gmail

Continuam a surgir truques para simplificar o uso do correio eletrónico. O Google introduziu a “Caixa Principal” e agora usa a “Tabela de Categorias“, onde inclui separadores para correio Social, Promoções, Atualizações e Fóruns.
Tudo isto são tentativas para gerir a caixa de entrada automaticamente, enviando os e-mails diretamente aos separadores. Mas tendo em conta que o Google ainda não consegue distinguir a origem do e-mail, podemos receber “correio” destinado às Promoções, mas o Google pode identificar como Spam ou mandá-lo para outro separador, sem darmos conta disso e correr o risco de apagarmos e-mails em vão. Assim sendo, podemos gerir o nosso e-mail de uma forma mais inteligente, tendo um papel mais ativo. É o que iremos explicar ao longo deste tutorial.

• Utilizar a Caixa de Entrada clássica

Primeiro, temos que repor a caixa de entrada antiga.
Para o fazer cliquem no ícone das definições, que se encontra no canto superior direito abaixo do endereço de e-mail e selecionamos a opção Definições.

De seguida clicamos na aba “Caixa de Entrada” e na primeira opção “Tipo de caixa de entrada“. Selecionamos a opção “Mensagens não lidas primeiro“. A tabela de categorias desaparece, e voltamos a ter a caixa clássica.

• Cancelar a subscrição de e-mails que não são importantes

Sem a tabela de categorias ativa, os e-mails que recebemos passam a estar todos juntos, sejam aqueles com notificações inúteis das redes sociais ou newsletters, quer sejam os e-mails que são mesmo importantes.
Assim, ao invés de andarmos a selecionar o que não queremos para apagar, e perder tempo desnecessário, podemos impedir que estes e-mails nos encham a caixa de entrada.
Consideramos o tipo de e-mails que não queremos, como as redes sociais, e-mails promocionais e newsletters que estamos fartos de ver. Antes de apagarmos o e-mail, abrimos e usamos o link, que geralmente se encontra no fim do e-mail, para cancelar a subscrição.

Claro que isto dá um pouco de trabalho, mas depois ficamos com o e-mail mais limpo, mais rápido e mais prático para trabalhar.

• Receber e-mails desnecessários que não conseguimos anular a subscrição

De acordo com a lei em vigor em Portugal (especificamente, Lei n.º 41/2004), é ilegal as empresas não fornecerem um link para cancelar os seus e-mails. Em muitos casos as empresas não atribuem importância a esta opção. Podemos abrir um processo judicial para conseguir que a empresa remova o nosso e-mail da lista. Contudo, a opção mais simples e mais rápida, é criar um filtro que envia todos os e-mails da empresa indesejada diretamente para o Lixo.

Ao abrir esse tipo de e-mail clique na aba “Mais” e selecione “Filtrar mensagens como estas“.

Irá aparecer uma janela em que podemos escrever nas opções apresentadas o e-mail para ser filtrado. Devemos apenas preencher o que diz “De“. Poderíamos preencher também os itens de “Assunto” e “Contém as palavras“, contudo, caso recebêssemos um e-mail importante em que essas palavras estivessem presentes, era automaticamente filtrado, sendo que nunca o receberíamos na caixa de entrada. No fim selecionamos “Criar filtro com esta pesquisa“.

Utilizamos sempre este filtro para bloquear os e-mails que não fornecem o link par cancelar a subscrição. Selecionamos “Eliminar” e clicamos em “Criar filtro“. Com este filtro todos os e-mails selecionados serão automaticamente eliminados, sem termos que nos preocupar com a caixa de entrada ou caixa de spam cheio com correio indesejado.

• Arquivar automaticamente e-mails que não queremos ver

Alguns e-mails são importantes guardar, mas não os queremos ver de qualquer forma. Por exemplo, nas  lojas online podemos receber um recibo de confirmação cada vez que efetuamos uma compra. É bom ter sempre esse e-mail guardado no caso de ser necessário, mas se normalmente compramos produtos e não queremos sempre ver esses e-mails na caixa de entrada, podemos impedir que eles lá cheguem.
Isto aplica-se em muitos tipos de e-mail com por exemplo, o PayPal. Podemos encaminhar esses e-mails para uma pasta, onde ficam guardados sem irem à caixa de entrada.

Podemos optar por  um processo automático, que significa que mal chegue o e-mail, será logo arquivado. Basta abrir um desses e-mails, e carregar no botão “Mais” no Gmail e selecionar “Filtra mensagens como estas“.

Ao criarmos o filtro, selecionamos a opção “Ignorar a Caixa de Entrada (Arquivar)” e “Marcar como lida“. Criamos um marcador, selecionando “Colocar o marcador” e atribuímos-lhe um nome.

• Configurar marcadores automáticos

Podemos criar filtros para classificar automaticamente o e-mail na caixa de entrada com marcadores específicos. Por exemplo, se recebermos faturas eletrónicas, podemos criar um marcador a dizer “Faturas”, um marcador a dizer “Trabalho”, para tudo o que esteja relacionado com o nosso emprego, entre outros.

Podemos atribuir uma cor a cada marcador, o que ajuda a encontrar os e-mais mais rapidamente na caixa de entrada (caso não seja enviado diretamente para o marcador). Para tal, basta clicar na seta que aparece nos marcadores, e definir a “Cor da etiqueta“.

Com este sistema, podemos ter a aplicação Gmail no smartfone e só receber notificações de e-mail com marcadores importantes, evitando assim a sobrecarga de notificações.

• Resultado final

Este processo nunca deverá ser esquecido. É claro que depois de cancelarmos a subscrição de e-mails ou criarmos filtros, o Gmail continuará a agir com todos e-mails recebidos, atribuindo-lhes a definição que lhes dermos, apesar de continuarmos a receber novos e-mails. Teremos de ter atenção para os cancelar ou filtrar adequadamente, impedindo que a caixa de entrada se torne novamente desorganizada.